La gestión de una unidad franquiciada

La importancia de los modelos de control interno

Quien Inicia su negocio con la apertura de una unidad en régimen de franchising no compra solo los derechos de explotar los productos o servicios del franquiciador, de utilizar su marca, sino también las metodologías de gestión utilizadas por éste.

Dentro de esa metodología de gestión, hay una que reviste particular importancia y que se relaciona con el control interno de la unidad.
El gestor de una unidad franquiciada deberá tener, en todo momento, a su disposición instrumentos de medición para evaluar la Performance y controlar la actividad de su empresa.
El modelo de gestión en franchising, en términos generales, es la duplicación y estandarización de las metodologías de trabajo.
Todas las unidades necesitan controlar su crecimiento y su actividad utilizando sistemas que puedan ser duplicados y delegados.
La información resultante de la aplicación de estos instrumentos es importante no sólo para la unidad franquiciada evaluar su desempeño sino también para la red en general.
El franquiciador controlará, así, los objetivos trazados y los resultados obtenidos por la red, podrá actuar rápidamente con medidas y acciones correctivas a desarrollar programas de apoyo a las unidades cuyos resultados estén dentro de lo que se pretende.
El último objetivo, que deberá estar siempre presente el control interno, es conseguir potenciar el crecimiento alcanzando la máxima productividad.
En este campo existen dos vertientes fundamentales: el control de actividades de marketing y venta y el control de la productividad de recursos humanos en el área operacional de su negocio.

Ejemplo:

• Un negocio (Unidad franquiciada) en el área de prestación de servicios que tiene como contrapartida de su trabajo el recibimiento de ingresos mensuales de sus clientes.
• Los formularios-ejemplo de control interno reportados mensualmente al franquiciador: el formulario de crecimiento mensual y el formulario de trabajo mensual / tiempo insumido.
• Tiene como objetivos captar cuatro nuevos clientes por mes lo que, el menos, un 85% de sus clientes hagan el
• El valor de referencia a cobrar al cliente deberá ser de $00.pago de sus gastos a través de depósitos bancarios.

1. Formulario de crecimiento mensual

Es utilizado para controlar el crecimiento de clientes y evaluar la actividad de marketing y ventas.

Analizando este cuadro, el franquiciador dispondrá de un conjunto valioso de informaciones de marketing, por ejemplo, para dar información del ingreso de tres nuevos clientes en el mes de junio, estando por eso, debajo del objetivo trazado en el plan de negocios, pudiendo entonces verificar que el esfuerzo de prospección de clientes que obtuvo resultados fue, sobre todo, el Telemarketing y también a contactos personales. “¿Deberán ser utilizadas otras formas de prospección de clientes?” “¿Se estará trabajando en forma integrada e inter ligada al mayo número posible de formas de prospección de clientes?”, Pueden ser algunas de las preguntas que el franquiciado deberá hacerse a si mismo, después de analizar la información de ese formulario.

Además de eso, el 38,5% de los clientes que pagan a través de depósito bancario al final del mes de junio, quedan baste cerca del objetivo fijado, del 85%. Pero el foco de atención para el franquiciado, es realizar el análisis.

¿Habrá conseguido sensibiliza, de forma satisfactoria a los clientes de las ventajas de realizar sus pagos a través de depósitos bancarios?

La información general obtenida por medios estadísticos de todas las unidades se volverá una significativa ayuda en la evaluación de eficacia en el esfuerzo de marketing de la unidad analizada y de la red en términos generales. El ranking de ventas podrá también ser utilizado como estímulo para todas las unidades.

Este formulario ejemplo de un negocio de prestación de servicios utilizado con parámetros diferentes en caso de locales comerciales. Aquí, será utilizado, entre otros, el volumen de ventas, el promedio de ventas por día, para el análisis comparativo con el año anterior, con el plan de negocios e con las restantes unidades de la red.

Resumen mensual Unidad Nº______          Mes    Junio                      Año  2004

Nº de clientes

Ventas mensuales

Nº de clientes depósito bancario

AUMENTOS

Clientes al inicio del mes

1. Nuevos Clientes

Número cliente

Fecha

Contactos para cerrar

Tipo de contacto

Vendido por

Nombre del cliente

Venta mensual

Depósito bancario

Venta

Total de presentaciones

Total clientes nuevos

2. Aumentos de ventas

Valor del aumento

Nº Cliente

Motivo

Venta anterior

Venta nueva

Venta mensual

Totales

Nº de clientes

Venta mensual

Nº clientes depósito bancario

% clientes depósito bancario

Clientes fin del mes

Tipo de Contacto                     tm: Telemarketing               pa: páginas amarillas        o:  otros________________) Dm.: direct mail                        Cp: contacto personal         tr:  trabajo en red    rp: relaciones públicas            pb:  publicidad                     ws: Workshops

2. Formulario de trabajo mensual / tiempo insumido

Es un formulario utilizado por el staff para documentar el tiempo invertido diariamente con el procesamiento de los clientes.
Analizando el tiempo insumido con los clientes a cargo de los funcionarios comparando con el valor cobrado, el gestor / franquiciado puede verificar que el valor promedio se sitúa en $13,3, aún lejos de los $ 20 establecidos a proiri como objetivo. Deben merecer particular atención a las excesivas horas invertidas con relación al valor de venta cobrada al cliente C y A. Si esta situación se mantuviera en los próximos meses, podrá existir la necesidad de una actualización del valor de venta o existirá, eventualmente, un problema de falta de productividad del funcionario o del sistema con relación a estos clientes.
Para un local comercial, el análisis de productividad de los recursos humanos serán tenidas en cuenta las ventas por funcionario, de manera de poder ser realizado un análisis comparativo entre los varios funcionarios y las restantes unidades de la red.
Es vital tener un instrumento de control de producción en cualquier negocio. El tiempo insumido en el proceso de trabajo para el presupuesto podrá ser crítico en la rentabilidad del negocio.
Estas informaciones deberán ser recogidas y tratadas estadísticamente en formularios del territorio nacionales únicos u globales y puestas a disposición de toda la red. La divulgación de esta información hará reconocer los mejores resultados y servirá para que todas las unidades de la red aprendieren de aquellas que han dirigido su unidad con elevados niveles de producción y productividad en crecimiento.
En gran parte, el éxito de una red de franchising pasa por esta capacidad de gerenciar, tratar y circular la información y por la rapidez de actuación de la unidad franquiciada frente a la situación crítica de desvíos.

Formulario de trabajo mensual /tiempo insumido

Unidad Nº

Nombre del funcionario

Nº funcionarios

Mes de

Nombre cliente

A	Venta	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	Total		Valor hora
B
C
D